Kuljetusalan yrittäjän viikko päättyy tuttuun kuvaan. Perjantai-iltana pöydällä on pino paperisia ajopäiväkirjoja. Neljän kuljettajan käsialat, epäselvät kilometrilukemat ja puuttuvat tiedot. Edessä on parin tunnin urakka: tulkitse, syötä Exceliin, tarkista, laske, laskuta.

Laskut lähtevät asiakkaalle viikon myöhässä. Rahtikirjoja puuttuu. Ja maanantaina alkaa sama alusta.

Paperi on pullonkaula

Kuljetusala on paradoksaalisessa tilanteessa: tavara liikkuu tehokkaasti, mutta tieto liikkuu paperilla. Ajopäiväkirja, rahtikirja, tuntilista, matkakorvaukset: kaikki käsin. Virheiden riski on suuri ja laskutus myöhästyy systemaattisesti.

Tyypillinen tilanne: Kuljettaja kirjaa 35 toimitusta päivässä paperiseen rahtikirjaan. Kolme kappaletta jokaisesta. Vuodessa se on 26 000 paperia pelkästään rahtikirjoja. Arkistoitava 6 vuotta. Haettava käsin.

Näin ajopäiväkirja ja laskutus hoituvat automaattisesti

Alla on 10 esimerkkiä kuljetusalan arjesta. Kolme ensimmäistä näyttävät kokonaisia prosesseja: pakettikuljetus, muuttopalvelu ja sopimuslogistiikka. Seitsemän seuraavaa käsittelevät osa-alueita: reittisuunnittelu, polttoaineseuranta, ajoneuvon huolto, rahtikirjat, asiakasraportointi, kuormasuunnittelu ja kuljettajien palkkahallinto.

Päävirrat
Pakettikuljetus ja rahtikirjat: Savon Kuljetus Oy
~10 400 € / vuosi 5 h/vko → 1 h/vko

4 pakettiautoa, 30–40 toimitusta/päivä, paperinen ajopäiväkirja, manuaalinen laskutus

Prosessin vaiheet

  1. 1. Ajon kirjaus

    Ennen: Kuljettaja kirjoittaa paperiseen ajopäiväkirjaan: päivämäärä, lähtöaika, reitti, kilometrit, asiakas, rahdin paino. Kynä hukkuu, kirjoitus tärähtelee.5 min/ajo
    Jälkeen: Digitaalinen kirjaus puhelimella: valitse asiakas, skannaa rahtikirja, GPS tallentaa reitin ja kilometrit automaattisesti.30 sek/ajo

  2. 2. Rahtikirja

    Ennen: Kolme kopion rahtikirja: yksi asiakkaalle, yksi kuljettajalle, yksi toimistolle. Käsinkirjoitettu, kopioituu huonosti. Joskus katoaa.3 min/toimitus
    Jälkeen: Digitaalinen rahtikirja: asiakas kuittaa puhelimella tai tabletilla. PDF-kopio kaikille osapuolille automaattisesti.30 sek

  3. 3. Päivän yhteenveto

    Ennen: Perjantai-iltana: 4 kuljettajan paperit pinossa. Tulkitse käsialoja, syötä Exceliin, tarkista kilometrit.2 tuntia/vko
    Jälkeen: Automaattinen yhteenveto: kaikki ajot, kilometrit, toimitukset, asiakkaat. Valmis tarkistettavaksi yhdellä näkymällä.10 min/vko (tarkistus)

  4. 4. Laskutus

    Ennen: Käy läpi ajopäiväkirjat, laske toimitukset per asiakas, tarkista hinnat sopimuksesta, kirjoita laskut. Usein viikko myöhässä.3 tuntia/vko
    Jälkeen: Lasku generoituu automaattisesti: toimitukset, kilometrit, lisäpalvelut. Asiakas saa laskun sovitun laskutusjakson jälkeen.15 min/vko (tarkistus)

  5. 5. Asiakasraportti

    Ennen: Sopimusasiakas kysyy: 'Montako toimitusta teitte meille tässä kuussa?' Kaiva paperit, laske, vastaa.30 min/kysely
    Jälkeen: Automaattinen kuukausiraportti sopimusasiakkaille: toimitukset, reitit, kustannukset, vertailu edelliseen kuuun.0 min
Ennen: 5 h/vko Jälkeen: 1 h/vko Vuosisäästö: 10 400 € Takaisinmaksu: 8 vk
Muuttokuljetukset: Kuopion Muuttopalvelu Oy
~6 500 € / vuosi 3 h/vko → 0,5 h/vko

Yksiön muutto Kuopiosta Siilinjärvelle, 2 muuttomiestä, arvioitu kesto 4h

Prosessin vaiheet

  1. 1. Tarjouspyyntö

    Ennen: Asiakas soittaa: 'Paljonko yksiön muutto maksaa?' Kysele: montako huonetta, kerros, hissi, matka? Laske päässä.10 min
    Jälkeen: Verkkolomake: asunnon koko, kerros, hissi kyllä/ei, matka. Automaattinen hinta-arvio heti: 'Arviolta 420–540 €.'0 min

  2. 2. Varaus ja vahvistus

    Ennen: Soittele, sovi päivämäärä, kirjaa kalenteriin, lähetä vahvistus sähköpostilla. Ehkä.10 min
    Jälkeen: Asiakas varaa päivän suoraan kalenterista, saa vahvistuksen ja muuttotarkistuslistan automaattisesti.0 min

  3. 3. Muuttopäivä

    Ennen: Kuljettaja kirjaa aloitusajan, lopetusajan, kilometrit ruutupaperille. Asiakas allekirjoittaa.10 min
    Jälkeen: Digitaalinen kirjaus: aloitus/lopetus GPS-aikaleimalla, kilometrit automaattisesti, asiakas kuittaa puhelimella.1 min

  4. 4. Laskutus

    Ennen: Muuton jälkeen: laske tunnit × 60 € + km × 1,20 €, kirjoita lasku, lähetä. Viikko myöhässä.15 min + viive
    Jälkeen: Lasku generoituu heti muuton päättyessä: toteutuneet tunnit, kilometrit, mahdolliset lisäpalvelut. Asiakas saa laskun samana päivänä.0 min
Ennen: 3 h/vko Jälkeen: 0,5 h/vko Vuosisäästö: 6 500 € Takaisinmaksu: 10 vk
Sopimuslogistiikka: Itä-Suomen Logistiikka Oy
~13 000 € / vuosi 6 h/vko → 1 h/vko

Teollisuusasiakkaan päivittäiset reittikuljetukset, 8 kuorma-autoa, kiinteä kuukausisopimus + ylityöt

Prosessin vaiheet

  1. 1. Päivittäinen reititys

    Ennen: Ajojärjestelijä suunnittelee aamulla: 12 noutoa, 18 toimitusta, 8 autoa. Excelissä tai paperilla. Muutokset kesken päivän puhelimella.45 min/aamu
    Jälkeen: Tilaukset tulevat järjestelmään automaattisesti. Reititys optimoidaan: lyhyimmät reitit, tasainen kuormitus autojen kesken.10 min (tarkistus)

  2. 2. Kuljettajien ohjaus

    Ennen: Soita jokaiselle kuljettajalle aamulla: 'Sinun reitilläsi on 4 noutoa ja 6 toimitusta. Aloita Tehdaskadulta.' Muutokset: uusi puhelu.5 min/kuljettaja
    Jälkeen: Kuljettaja näkee reitin puhelimessa: navigointi, nouto-/toimituspisteet, asiakkaan ohjeet. Muutokset päivittyvät reaaliajassa.0 min

  3. 3. Kuukausiraportti ja laskutus

    Ennen: Kuun lopussa: kerää kaikkien autojen ajopäiväkirjat, laske toteutuneet ajot, ylityöt, lisäkuljetukset. Vertaa sopimukseen.1 päivä/kk
    Jälkeen: Automaattinen kuukausiraportti: toteutuneet ajot, poikkeamat sopimuksesta, ylityöt. Lasku generoituu sopimuksen mukaan.30 min (tarkistus)
Ennen: 6 h/vko Jälkeen: 1 h/vko Vuosisäästö: 13 000 € Takaisinmaksu: 14 vk
Osa-alueet
Reittisuunnittelu ja optimointi
~6 500 € / vuosi 3 h/vko → 0,5 h/vko

6 jakeluautoa, 80 toimituspistettä/päivä, reitit suunnitellaan kokemuksen perusteella

Prosessin vaiheet

  1. 1. Reittien suunnittelu

    Ennen: Ajojärjestelijä: 'Pekka ajaa Kuopion keskustan, Jukka Siilinjärven, Matti Karttulan...' Kokemus ja vaisto. Ei optimointia.30 min/aamu
    Jälkeen: Algoritmi jakaa toimituspisteet autoille: lyhin kokonaisreitti, aikaikkunat huomioiden, kuormatilavuus tasapainossa.5 min (tarkistus)

  2. 2. Muutokset päivän aikana

    Ennen: Pikatilaus: 'Noudettava Tehdaskadulta heti!' Soita Pekalle: 'Ehditkö?' Muu reitti menee sekaisin.10 min/muutos
    Jälkeen: Lisää tilaus järjestelmään → automaattinen reititys lähimmälle autolle. Kuljettaja saa päivitetyn reitin puhelimeensa.1 min

  3. 3. Tehokkuusraportointi

    Ennen: Ajamme liikaa vai liian vähän? Millä autoilla on tyhjää kapasiteettia? Ei tietoa. Fiilispohjaista.(ei dataa)
    Jälkeen: Viikkoraportti: käyttöaste per auto, ajetut vs. optimaaliset kilometrit, turhat ajokilometrit. Dataan perustuva päätöksenteko.0 min
Ennen: 3 h/vko Jälkeen: 0,5 h/vko Vuosisäästö: 6 500 € Takaisinmaksu: 12 vk
Polttoaineseuranta ja kustannukset
~3 250 € / vuosi 1,5 h/vko → 0,25 h/vko

8 ajoneuvoa, polttoainekulut 4 500 €/kk, ei tarkkaa seurantaa per auto tai reitti

Prosessin vaiheet

  1. 1. Tankkausten kirjaus

    Ennen: Kuljettaja tankkaa kortilla. Kuukauden lopussa: pino kuitteja, syötä Exceliin, tarkista onko kaikki. Puuttuva kuitti = mysteeritankkaus.1 tunti/kk
    Jälkeen: Tankkaukset kirjautuvat automaattisesti korttitapahtumista. Yhdistetään autoon ja reittiin. Ei puuttuvia kuitteja.0 min

  2. 2. Kulutusanalyysi

    Ennen: Auto #3 kuluttaa paljon vai vähän? Ei tietoa. Kaikki autot samassa nipussa. Ongelmat näkyvät vasta kun kokonaiskulu nousee.(ei seurantaa)
    Jälkeen: Autokohtainen kulutus: l/100km, trendi, vertailu muihin. Poikkeama hälyttää: 'Auto #3 kulutus noussut 15 %. Tarkista.'5 min/vko

  3. 3. Kustannukset per asiakas

    Ennen: Sopimusasiakas: 'Paljonko meidän kuljetukset oikeasti maksavat teille?' Hyvä kysymys. Ei tietoa.(ei kohdistusta)
    Jälkeen: Polttoainekulu kohdistuu automaattisesti reitin ja asiakkaan mukaan. Asiakaskohtainen kannattavuus näkyy heti.0 min
Ennen: 1,5 h/vko Jälkeen: 0,25 h/vko Vuosisäästö: 3 250 € Takaisinmaksu: 8 vk
Ajoneuvon huolto- ja katsastusseuranta
~2 210 € / vuosi 1 h/vko → 0,15 h/vko

12 ajoneuvoa, huoltovälit, katsastukset, rengaskausi, vakuutukset: kaikki kalenterissa tai päässä

Prosessin vaiheet

  1. 1. Huoltomuistutukset

    Ennen: Öljynvaihto 20 000 km välein. Katsastus kerran vuodessa. Renkaat syksyllä ja keväällä. 12 autoa. Muistatko kaikki?(unohdusriski)
    Jälkeen: Automaattinen seuranta: ilmoitus 1 000 km ennen huoltoa, 1 kk ennen katsastusta, 2 vko ennen rengaskautta.0 min

  2. 2. Huollon ajanvaraus

    Ennen: Soita korjaamolle, kysy aikoja, sovi, kirjaa kalenteriin, muista varata vara-auto.15 min/huolto
    Jälkeen: Muistutuksesta suoraan korjaamon ajanvaraukseen. Vara-auton tarve lasketaan reittisuunnitelmasta.3 min

  3. 3. Huoltohistoria ja kustannukset

    Ennen: Auto #7 hajosi. Kuinka paljon siihen on laitettu rahaa viime vuonna? Kaiva laskuja mapista.30 min
    Jälkeen: Autokohtainen huoltohistoria: kaikki toimenpiteet, kustannukset, trendit. Näet heti kannattaako korjata vai vaihtaa.1 min
Ennen: 1 h/vko Jälkeen: 0,15 h/vko Vuosisäästö: 2 210 € Takaisinmaksu: 12 vk
Digitaaliset rahtikirjat
~9 100 € / vuosi 4 h/vko → 0,5 h/vko

40 rahtikirjaa/päivä, kolme kopiota jokaisesta, arkistointi 6 vuotta

Prosessin vaiheet

  1. 1. Rahtikirjan täyttö

    Ennen: Kuljettaja täyttää monisivuisen rahtikirjan: lähettäjä, vastaanottaja, tavaran kuvaus, paino, kollit. Käsin. Autossa. Talvella hanskat kädessä.5 min/kirja
    Jälkeen: Vakioasiakkaan tiedot esitäytettyinä. Kuljettaja lisää kollit ja painon, skannaa viivakoodin. Valmis.30 sek

  2. 2. Asiakkaan kuittaus

    Ennen: Vastaanottaja allekirjoittaa kolmannen kopion. Kynä ei toimi, paperi on märkä. Kopio on lukukelvoton.2 min
    Jälkeen: Vastaanottaja kuittaa tabletilla tai omalla puhelimellaan. Aikaleima ja sijaintitiedot tallentuvat automaattisesti.15 sek

  3. 3. Arkistointi ja haku

    Ennen: 40 rahtikirjaa/päivä × 250 työpäivää = 10 000 paperia vuodessa. Arkistointia 6 vuotta. Haku: 'Etsi Virtasen lähetys elokuulta 2024.'20 min/haku
    Jälkeen: Digitaalinen arkisto: hae asiakkaan, päivämäärän, viivakoodin tai sisällön perusteella. Löytyy sekunneissa.10 sek
Ennen: 4 h/vko Jälkeen: 0,5 h/vko Vuosisäästö: 9 100 € Takaisinmaksu: 8 vk
Asiakasraportointi ja SLA-seuranta
~6 500 € / vuosi 3 h/vko → 0,5 h/vko

Sopimusasiakkaiden palvelutasoseuranta: toimitusajat, reklamaatiot, kuukausiraportit

Prosessin vaiheet

  1. 1. Toimitusaikojen seuranta

    Ennen: Sopimus lupaa toimituksen 24h sisällä. Toteutuuko? Kukaan ei seuraa systemaattisesti. Reklamaatio paljastaa ongelman.(ei seurantaa)
    Jälkeen: Automaattinen SLA-mittaus: joka toimituksen toteutunut aika vs. luvattu. Poikkeamat näkyvät heti. Ilmoitus jos trendi huolestuttava.0 min

  2. 2. Kuukausiraportti asiakkaalle

    Ennen: Asiakas pyytää kuukausiraporttia: toimitukset, reklamaatiot, SLA-toteutuma. Kaiva data, tee Excel-raportti, muotoile, lähetä.2 tuntia/asiakas/kk
    Jälkeen: Automaattinen raportti: toimitukset, SLA-%, poikkeamat, trendit. Lähtee automaattisesti kuun lopussa.10 min (kommentointi)

  3. 3. Reklamaatioiden käsittely

    Ennen: 'Paketti tuli rikkinäisenä.' Selvitä kuka kuljetti, milloin, miten. Kaiva rahtikirja, kysy kuljettajalta. Viikkoja.1 tunti/reklamaatio
    Jälkeen: Reklamaatio kirjataan: toimituksen tiedot tulevat automaattisesti. Kuljettajan raportti, kuittaustiedot, GPS-data yhdellä näkymällä.15 min
Ennen: 3 h/vko Jälkeen: 0,5 h/vko Vuosisäästö: 6 500 € Takaisinmaksu: 10 vk
Kuormasuunnittelu ja kapasiteetin hallinta
~4 550 € / vuosi 2 h/vko → 0,25 h/vko

Puoliperävaunuyhdistelmät, kapasiteetin optimointi: vajaakuormia liikaa

Prosessin vaiheet

  1. 1. Kuorman suunnittelu

    Ennen: Ajojärjestelijä: 'Tuonne mahtuu vielä 3 lavaa. Kenen tavaraa voisi yhdistää?' Soita asiakkaille, kysy, yritä.20 min/kuorma
    Jälkeen: Järjestelmä näyttää vapaan kapasiteetin per reitti. Ehdottaa yhdistelmiä: 'Reitti Kuopio-Joensuu: 40 % vapaata. Asiakas X:llä odottava lähetys.'3 min

  2. 2. Paluukuormat

    Ennen: Auto ajaa Joensuuhun täytenä, palaa tyhjänä. Onko Joensuussa jotain noudettavaa? Ehkä. Jos muistaa kysyä.(menetetty tuotto)
    Jälkeen: Automaattinen paluukuormien haku: 'Joensuussa odottaa 2 lähetystä Kuopioon. Noudettavissa 14:00 jälkeen.'2 min

  3. 3. Kapasiteettiraportti

    Ennen: Tarvitaanko lisää autoja? Pitäisikö vähentää? Ei tietoa todellisesta käyttöasteesta.(tuntuma-arvio)
    Jälkeen: Viikkoraportti: käyttöaste per auto, tyhjien kilometrien osuus, optimointipotentiaali euroissa.0 min
Ennen: 2 h/vko Jälkeen: 0,25 h/vko Vuosisäästö: 4 550 € Takaisinmaksu: 8 vk
Kuljettajien työaikaseuranta ja palkkahallinto
~4 550 € / vuosi 2 h/vko → 0,25 h/vko

8 kuljettajaa, ajo- ja lepoaikarajoitukset, ylityölaskelmat, atk-päivärahat

Prosessin vaiheet

  1. 1. Työaikakirjaus

    Ennen: Kuljettajat kirjaavat tunnit paperille tai WhatsApp-ryhmään. 'Ma 10h, Ti 9h, Ke 11h.' Ylityöt lasketaan kuun lopussa.(epäluotettava)
    Jälkeen: Automaattinen kirjaus GPS-datan perusteella: aloitus, lopetus, tauot, ajoaika. Ajo- ja lepoaikarajoitukset näkyvät reaaliajassa.0 min

  2. 2. Päivärahat ja matkakorvaukset

    Ennen: Kuljettaja tekee matkalaskun: 'Olin yön Joensuussa, söin lounaalla 12,50 €, parkkimaksu 8 €.' Liitä kuitit. Tarkista tilitoimistossa.30 min/kuljettaja/kk
    Jälkeen: Päivärahat lasketaan automaattisesti GPS-datan ja verottajan ohjeiden mukaan: kotimaan päiväraha, ateriakorvaus.5 min (tarkistus)

  3. 3. Palkkahallinto

    Ennen: Kuun lopussa: kerää kaikkien tunnit, laske ylityöt, yötyölisät, viikonloppulisät. Syötä palkka-ohjelmaan. Virheet tyypillisiä.2 tuntia/kk
    Jälkeen: Palkkalaskelma generoituu automaattisesti: peruspalkka, ylityöt, lisät, päivärahat. Valmis tilitoimistolle.15 min (tarkistus)
Ennen: 2 h/vko Jälkeen: 0,25 h/vko Vuosisäästö: 4 550 € Takaisinmaksu: 10 vk

Mitä tämä tarkoittaa käytännössä?

Digitaalinen ajopäiväkirja ei tarkoita monimutkaista järjestelmää. Se tarkoittaa, että kuljettaja tekee puhelimella saman kirjauksen kuin ennen paperille. Mutta tieto menee suoraan järjestelmään, GPS hoitaa kilometrit ja lasku generoituu automaattisesti.

Konkreettinen hyöty: Keskimäärin 4 tuntia viikossa säästettyä aikaa. 4 auton kuljetusyrityksessä se tarkoittaa noin 10 400 euroa vuodessa. Laskut lähtevät ajallaan, rahtikirjat ovat aina tallessa ja kannattavuus per asiakas on selvillä.

Lisätietoa

Tyypillinen toteutus sisältää:

Digitaalinen ajokirjaus puhelimella, GPS-kilometrit automaattisesti, Digitaaliset rahtikirjat, Automaattinen laskutus ajokirjauksista, Kuljettajien tuntiseuranta, Asiakaskohtainen raportointi.

Miten alkuun?

Nämä esimerkit ovat malleja — ei valmis tuote. Teidän arkenne on erilainen, ja automaatio rakentuu sitä varten. Automaatiot-palvelu alkaa kartoituksesta: käyn läpi teidän päivittäiset työnkulut, tunnistan suurimmat ajanhukkaajat ja priorisoin automaatiokohteet. Ensimmäinen automaatio on pystyssä saman viikon aikana.

Lisätietoa

Automaatiot — alkukartoitus maksuton

Maksuton alkukartoitus. Toteutus tuntiperustaisesti sen päälle, sovitusti. Ei kuukausimaksuja, ei sopimusvankeutta.

Katso Automaatiot →  ·  Automaatio logistiikkaan — palvelusivu →